Dokumentacja osobowo-płacowa

Archiwum Państwowe we Wrocławiu informuje, że dokumentacja osobowa i płacowa zlikwidowanych zakładów pracy przechowywana dotychczas w Archiwum Państwowym we Wrocławiu została przekazana do Archiwum Państwowego w Rzeszowie.

Dlatego wszelkie zapytania dotyczące stanu realizacji pisma/wniosku, należy kierować bezpośrednio do Archiwum Państwowego w Rzeszowie, e-mail: sekretariat@rzeszow.ap.gov.pl [2], tel.: 17 230 48 08 lub 17 230 48 18.

Przekazywana na przechowanie dokumentacja powinna być uporządkowana zgodnie z poniższymi zasadami:

Zasady porządkowania akt osobowych

• wyłączyć spośród akt osobowych części metalowe
• ułożyć pisma w podziale na części A,B,C, w porządku chronologicznym tak, by pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu, a najnowsze na spodzie, przy zachowaniu następującej kolejności: podanie o przyjęcie do pracy, życiorys, kwestionariusz, dokumentacja z poprzednich miejsc zatrudnienia (świadectwa pracy, opinie),odpisy akt stanu cywilnego i odpisy świadectw nauczania dotyczące okresu sprzed zatrudnienia w jednostce własnej, umowa o pracę i jej zmiany, dokumentacja przebiegu zatrudnienia
• angaże, nagrody, odznaczenia, odpisy świadectw nauczania z okresu zatrudnienia, urlopy bezpłatne i wychowawcze - w porządku chronologicznym, itp., podanie o zwolnienie z pracy lub wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo pracy, opinia
• przeszyć akta po wzmocnieniu ich grzbietu tekturką
• opisać dokładnie teczkę (lub kopertę) z aktami osobowymi - zgodnie z załączonym wzorem opisu akt osobowych (do pobrania) (rtf, 7.57 Kb) [3]
• ułożyć koperty z aktami alfabetycznie i zewidencjonować je w numeracji ciągłej na formularzu spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu
• Wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania) (rtf, 97.6 Kb) [4]

Zasady porządkowania dokumentacji kategorii B25

• analogicznie jak akta osobowe – wyłączyć pism nieistotne (wtórniki pism,brudnopisy), części metalowe,pozostałe akta ułożyć chronologicznie sprawami (od sprawy najwcześniejszej na wierzchu teczki) i chronologicznie w obrębie spraw, ponumerować zapisane strony (ołówkiem), przeszyć teczki aktowe i opisać je zgodnie ze wzorem opisu teczki aktowej (do pobrania) (rtf, 6.75 Kb) [5] , a następnie ułożyć teczki w porządku rzeczowo-chronologicznym (teczki o tym samym tytule obok siebie) oraz zewidencjonować je na formularzu spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu – wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania) (rtf, 97.6 Kb) [4]

Zasady porządkowania innej dokumentacji kategorii B

• wyjąć akta z segregatorów, skoroszytów, obłożyć akta tekturowymi okładkami
• przeszyć teczki aktowe
• opisać dokładnie teczki aktowe – wzór opisu teczki aktowej (do pobrania) (rtf, 6.75 Kb) [5]
• ułożyć akta rzeczowo, a teczki o tym samym tytule w porządku chronologicznym
• karty wynagrodzenia ułożyć alfabetycznie, tak by wszystkie karty danego pracownika znalazły się obok siebie w porządku chronologicznym
• zewidencjonować teczki aktowe na formularzu Spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu – wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania) (rtf, 97.6 Kb) [4]

Ważne odnośniki:

• Baza danych - Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej [6]
• Do pobrania: Wniosek o wydanie dokumentacji osobowo – płacowej z Archiwum Państwowego we Wrocławiu Oddział w Kamieńcu Ząbkowickim (pdf, 118 Kb) [7]